近日看到一些新入行外貿(mào)的小伙伴們發(fā)文說，不知道外貿(mào)郵件怎么寫，遇到的問題太多了，書本上學過的無法搬過來直接使用。

　　今天我們整理了寫商務郵件時各部分必備的一些表達。

　　如果你看過很多關(guān)于商務郵件的書籍或文章，那么你會發(fā)現(xiàn)很多作者會告訴你發(fā)郵件的時候一定要遵循一些規(guī)則：簡潔明了，條理清晰，主旨明確。

　　而通常一篇完整的商務郵件包含以下幾個部分：稱呼，開篇，正文，結(jié)束語，禮貌問候。

　　01

　　Salutation——稱呼

　　開頭的稱呼大多數(shù)人都不會太注意，然而細節(jié)有時可以決定成敗。在西方國家，比如已婚女性和未婚女性所使用的表達就不一樣，因此在給女性客戶發(fā)郵件的時候請務必了解清楚。

　　用dear作為郵件的開頭肯定是沒有問題的，但是很多小伙伴卻忘了在后面寫上人名，電子郵件dear的后面一定要有“人”。因為翻譯的原因，很多人都認為“dear”是一個關(guān)系很親密的稱呼，但是在外國人眼里這個詞其實是很正式的，就像我們寫信的時候?qū)懙摹白鹁吹摹?、“敬愛的”等等?

　　所以在寫郵件的時候“dear”用在比較正式的場合，表示一種對他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。

　　如果是給不知道名字的人或者是在寫一封普通的郵件，可以在開頭選擇“Greetings”、“Hi?there”。但在寫郵件的時候千萬別再使用Dear?Sir和Dear?Madam，這種說法過于老套并且很正式，給人一種你不必用心查找對方的名字的感覺，有點冒犯。還有“To?whom?it?may?concern”也不要用。

　　我們通常用的表達如下：

　　Dear?Mr./Ms.Smith（具體某人）

　　Dear?Prof.（教授）/Dr.（博士）+?姓（頭銜，職位）

　　02

　　Starting——開篇

　　對大多數(shù)商務郵件的開篇而言，我們都可以通過提及與客戶之前的接觸來表示友好的問候。

　　首先可以提及下你跟客戶的“交情”并做出感謝。比如感謝客戶跟你在哪里見過面、吃過飯、拜訪過公司、展會上聊天或者通過電話，談論過什么內(nèi)容等等。如果并沒有的話，那么就感謝對方的來信。（甚至沒有及時回復對方的時候也表示感謝讓其等了很久）

　　通常我們會用這樣的表達：

　　1.?Thank?you?for?your?(kind)?letter?of?January?15th.

　　感謝您在1月15日的來信。

　　2.?It?was?a?pleasure?meeting?you?at?the?conference?this?month.

　　很高興在本月的會議上認識您。

　　3.?I?do?appreciate?your?patience?in?waiting?for?a?response.

　　感謝您耐心等待我的回復。

　　4.?Thank?you?for?contacting?us.

　　感謝您聯(lián)系我們。

　　5.?It?was?a?pleasure?meeting?you?in?Shanghailast?month.

　　上個月在上海見到您很高興。

　　6.?I?enjoyed?having?lunch?with?you?last?week?in?NewYork.

　　上周在紐約與您共進午餐很愉快。

　　7.?With?reference?to?our?telephone?conversation?yesterday...

　　我們昨天的電話交談關(guān)于......

　　8.?In?reply?to?your?request...

　　回應您的要求......

　　9.?I?would?just?like?to?confirm?the?main?points?we?discussed?on?Friday.

　　我想確認我們在周五討論的要點。

　　在簡單寒暄之后，我們就可以直接點明寫信目的。此處請注意，在表達意圖的時候也要盡可能的簡潔明了。不然會讓客戶沒有興趣繼續(xù)讀下去。

　　03

　　State?the?main?point——點名主旨

　　這一部分作為郵件的重點，需要向客戶表述你的主要訴求。比如你寫郵件是為了請求客戶幫忙、提供報價，詢問客戶問題、或者回應客戶需求，提供證明材料等。通常我們會用到這樣的表達：

　　1.?We?are?writing?to?inform?you?that.../?to?confirm.../?to?request.../to?enquire?about...

　　我們寫信是為了通知/確認/請求/詢問……

　　2.?I?recently?read/heard?about...and?would?like?to?know...

　　我們最近聽說......因此想要知道...…

　　3.?I?am?contacting?you?for?the?following?reason...

　　此次聯(lián)系您主要是為了......

　　4.?We'd?like?to?invite?you?to?a?meetingon?May15th.

　　我們想要邀請您參加5月15日的會議。

　　需要注意的是，在做這部分表述的時候，我們通?？梢允褂靡韵露陶Z：

　　Making?a?request?請求幫忙

　　1.?We?would?appreciate?it?if?you?would?…

　　如果您愿意......我們將不勝感激。

　　2.?It?would?be?helpful?if?you?could?send?us?...

　　如果您可以給我們發(fā)送......將會很有幫助。

　　3.?I?would?appreciate?your?immediate?attention?to?this?matter.

　　感謝您對此事的關(guān)注。

　　4.?Could?you?possibly?tell?us?/?let?us?have?...

　　你能告訴我們......嗎？

　　5.?Please?let?me?know?what?action?you?propose?to?take.

　　您能告訴我下一步計劃是什么嗎？

　　Offering?help?提供幫助

　　1.?Would?you?like?us?to?...?

　　您希望我們......嗎？

　　2.We?are?quite?willing?to?...

　　我們相當樂意......

　　Giving?good?news?通知好的消息

　　1.?We?are?pleased?to?announce?that?.../to?inform?you?that?.../to?learn?that?...

　　我們很開心（很高興）的告知（宣布/通知/了解）.....

　　Giving?bad?news通知不好的消息

　　1.?I'm?afraid?it?would?not?be?possible?to?...

　　我恐怕…...不能…...

　　2.After?careful?consideration?we?have?decided?(not)?to?...

　　經(jīng)過深思熟慮后，我們決定…...

　　3.?Unfortunately?we?cannot?/?we?are?unable?to?...

　　不幸的是，我們沒法/不能…...

　　4.Please?note?that?the?goods?we?ordered?on?(?date?)?have?not?yet?arrived.

　　抱歉貨沒法如期抵達。

　　Complaining表達不滿

　　1.?I?am?writing?to?express?my?dissatisfaction?with?...

　　我對......感到很不滿意。

　　04

　　Closing——結(jié)束語

　　最后一段通常我們會客氣的寒暄一下，寫上對客戶的期待（期待對方的回復/給出意見反饋等）。通常我們會用這樣的表達：

　　1.?Please?accept?our?thanks?for?the?trouble?you?have?taken.

　　有勞貴方，不勝感激。

　　2.?We?tender?you?our?sincere?thanks?for?your?generous?treatment?of?us?in?this?affair.

　　對您在此事中的慷慨之舉，我們深表感謝。

　　3.?We?should?be?grateful?for?your?trial?order.

　　如您試訂貨，我們將不勝感激。

　　4.We?should?be?grateful?for?your?furnishing?us?details?of?your?requirements.

　　如果能收到您的具體需求，我們會非常開心。

　　5.We?are?greatly?obliged?for?your?bulk?order?just?received.

　　收到貴方大宗訂貨，我們不勝感激。

　　6.?If?there?is?anything?we?can?do?to?help?you,?we?shall?be?more?than?pleased?to?do?so.

　　貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。

　　7.?We?will?spare?no?efforts?in?endeavoring?to?be?of?service?to?you.

　　我們將不遺余力的為您效勞。

　　8.?Looking?forward?to?your?reply.

　　期待您的回信。

　　05

　　Ending——問候

　　郵件的最后我們通常會落上對客戶誠摯的問候，可用的表達很多。比如：

　　Yours?sincerely?/Yours?truly?/Sincerely?/

　　Thank?you?/Best?wishes?/Warm?regards?/

　　All?the?best?/Best?of?luck

　　以上是給客戶發(fā)郵件時候一些常用的表達，希望能夠給新入行的外貿(mào)人提供幫助，歡迎資-深的外貿(mào)人留言分享。